Инвентарная книга является основным документом учета библиотечного фонда. В ней ведется индивидуальный учет документов.
Инвентарная книга должна быть обязательно переплетена и прошнурована, а страницы ее – пронумерованы. В конце инвентарной книги должна быть заверительная запись по следующей форме: «В этой инвентарной книге имеется (указать количество) пронумерованных и прошнурованных страниц, что подписью и печатью удостоверяется. Дата, подпись, печать». Заверительная надпись производится директором ЦБС.
Каждый экземпляр книги, подлежащий инвентаризации записывается на одной строке инвентарной книги и получает отдельный лишь ему присвоенный инвентарный номер. Этот номер одновременно должен быть проставлен и на самой книге – на титульном листе и на 17-й странице, параллельно корешку.
Сведения о книге, необходимые для записи в инвентарь, берутся, как правило, с титульного листа, а не с обложки или издательского переплета.
При записи подряд нескольких экземпляров (дублетов) одной и той же книги во всех графах, кроме графы «Инвентарный номер» и «Цена», проставляются кавычки. Цена книги указывается во всех случаях.
Брошюры и периодические издания в инвентарной книге не учитываются, так как им инвентарный номер не присваивается.
На книги, выбывшие из библиотеки, составляется акт в 2-х экземплярах. Первый экземпляр акта передается бухгалтеру для списания с баланса, второй – после снятия книг с инвентаря подшивается и подлежат постоянному хранению в библиотеке как оправдательный документ об исключении книг.
В инвентарной книге в графе « Отметка о выбытии» указывается номер и дата акта. Инвентарный номер и цена выбывших книг зачеркивается.
Данные о проверке фонда отмечаются в специальной графе.
Записи в инвентарной книге, как и во всех учетных книгах и документах, следует производить аккуратно, разборчивым почерком, обязательно чернилами. Подчистки не допускаются. Исправление ошибок должно быть оговорено в графе « Примечания» и заверены подписью библиотекаря. Также в графе «Примечание» указывается наличие и вид приложения к основному документу. Если к записанной книге прилагается, например, СD и DVD диски или другие сопутствующие документы имеющие возможность самостоятельного использования. Также необходимо указать особенности записанной книги, если это ценный или редкий документ (наличие уникального переплета, маргиналий). Если в документе имеется дефект, то он тоже может быть отражен в этой графе.
Инвентарная книга хранится постоянно и уничтожению не подлежит. Хранящиеся инвентарные книги должны быть пронумерованы по порядку заполнения и на обложке необходимо указать «Начата ___ (год, месяц), закончена _____ (год, месяц).
